گوگل درایو با اختلاف یکی از پرکاربردترین سرویسهای ذخیرهسازی و مدیریت فایل ابری است. این ابزار با وجود امکانات فراوانی که در اختیار شما میگذارد، رایگان است. اما وجود همین امکانات زیاد و متنوع نیز سبب شده، نحوه استفاده از گوگل درایو برای کاربرانی که بهتازگی قصد کار با آن را دارند، آسان نباشد؛ به همین خاطر ما در این مطلب قصد داریم بهطور کامل به این سرویس و طرز استفاده از آن بپردازیم.
گوگل درایو چیست؟
گوگل درایو، همانطور که بالاتر هم گفتیم، سرویس ذخیرهسازی ابری گوگل است. با این سرویس شما میتوانید فایلهای خود را در سرورهای گوگل ذخیره کنید تا هم بتوانید از هر دستگاه متصل به اینترنت به آنها دسترسی پیدا کنید و هم فضای هارد دیسک کامپیوتر یا حافظه گوشی خود را آزاد کنید.
برای استفاده از این سرویس، نیاز به یک حساب گوگل دارید. پس از ایجاد حساب، با مراجعه به این صفحه، میتوانید به گوگل درایو دسترسی پیدا کنید. همچنین میتوانید با دانلود مستقیم گوگل درایو برای اندروید از طریق گوشی هم به این سرویس دست پیدا کنید. گوگل درایو برای ایفون نیز در اپاستور قابل دانلود است. گوگل حتی یک نسخه دسکتاپ را هم برای درایو منتشر کرده است اما این نسخه را باید از سایتهای متفرقه دانلود کنید چرا که نصب گوگل درایو در ایران برای دستکاپ، برای کاربران ایرانی امکانپذیر نیست.
حجم قابل دسترس در گوگل درایو
در ابتدا و پس از ثبت نام، شما 15 گیگابایت فضای ابری رایگان در درایو Google دریافت خواهید کرد. این فضا در حقیقت فقط مختص به درایو نیست و بین فایلهای شما در جیمیل و عکسهایی که در سرویس گوگل فوتوز دارید، بهاشتراک گذاشته میشود. این مقدار فضا برای بسیاری از کاربران کافی است.
اما در صورتی که فضای بیشتری لازم داشتید، باید هزینه پرداخت کنید. البته گوگل درایو نامحدود نیست، حداکثر حجمی که میتوانید خریداری کنید، 2 ترابایت است که سالیانه 100 دلار هزینه دارد. گرچه خرید اشتراک اضافی هم از داخل ایران امکانپذیر نیست.
آموزش استفاده از گوگل درایو (Google Drive) اندروید، iOS و وب
حال که با مزایای ذخیره اطلاعات در گوگل درایو آشنا شدید نوبت آن است که به این موضوع بپردازیم که اصولا گوگل درایو چگونه کار میکند و نحوه کار با آن چگونه است. پیش از این گفتیم که لازمه استفاده از گوگل درایو برای هر کاربر، داشتن یک حساب گوگل است و با یوزرنیم و پسورد Gmail قادر به ورود به گوگل درایو خود خواهید بود.
نحوه آپلود فایل در گوگل درایو
اولین و مهمترین کاری که هر کاربر درایو در این فضا انجام میدهد آپلود یا همان بارگذاری فایلهای اطلاعاتی خود است. اما این کار چگونه انجام میپذیرد و آپلود فایل در گوگل درایو به چه صورت انجام خواهد شد؟ در ادامه به این پرسش، پاسخ میدهیم.
آپلود و دانلود فایل در نسخه اندروید و iOS
برای آپلود در نسخه گوشی، کافی است وارد برنامه درایو شده و روی آیکون + که در پایین سمت راست صفحه است بزنید. سپس گزینه Upload را انتخاب کنید.
حالا فایل موردنظرتان را از فهرست فایلهای گوشی انتخاب کنید. سپس فرایند آپلود فایل به گوگل آغاز خواهد شد.
اما برای دانلود کردن فایلها، ابتدا باید فایل را در Google Drive پیدا و سپس روی سهنقطه کنار آن بزنید.
سپس از منو ظاهر شده، گزینه Download را انتخاب کنید.
فایل موردنظر پس از مدت کوتاهی روی گوشی دانلود و قابل دسترسی خواهد بود.
دانلود و آپلود فایل در گوگل درایو وب
اگر از نسخه وب Google Drive استفاده میکنید از دو روش میتوانید برای انتقال فایل به گوگل درایو استفاده کنید. روش اول کشیدن و رها کردن فایل در محیط درایو است و روش دوم بارگذاری فایل یا پوشه اطلاعاتی از طریق نوار ابزار است. ابتدا وارد حساب کاربری درایو خود شوید. پس از ان صفحه اصلی وب گوگل درایو برای شما نمایان خواهد شد که در سمت راست این صفحه اطلاعات بارگذاری شده به نمایش گذاشته شدهاند. حال میتوانید در رایانه خود به طور جداگانه به محل فایل مورد نظر بروید، فایل را Drag کنید در فضای درایو رها کنید. در این حالت فایل مورد نظر به صورت اتوماتیک در حساب درایو شما آپلود خواهد شد.
روش دیگر استفاده از نوار ابزار سمت چپ است. در این روش کافی است روی New کلیک و سپس روی File upload یا Folder upload کلیک کنید.
حالا فایل را از کامپیوتر انتخاب کنید تا به سرورهای گوگل آپلود شود. برای دانلود فایلها نیز کافی است روی آنها راست کلیک کرده و گزینه Download را انتخاب کنید.
پس از بارگذاری اطلاعات خود در Google Drive میتوانید به راحتی در هرجای دنیا و هر دستگاه هوشمندی، تنها با ورود به حساب کاربری خود به اطلاعاتتان دسترسی پیدا کنید. حتی قادر هستید تا اطلاعات خود را از طریق تلفن همراه به حساب خود منتقل کرده و سپس از طریق رایانه آنها را دانلود نمایید یا برعکس.
مرتب کردن و سازماندهی فایلها در Google Drive
حال تا حد زیادی نحوه استفاده از گوگل درایو را آموزش دادیم و در این بخش قصد داریم درمورد نحوه ویرایش کردن و مرتب کردن اطلاعات در Google Drive صحبت کنیم. مرتب کردن فایلها و دادهها در حساب درایو کار پیچیدهای نیست. برای انجام این کار میتوانید مانند یک کامپیوتر، فولدرهای جدید ایجاد کنید.
نحوه ایجاد پوشه جدید Google Drive در گوشی
در نسخه گوشی، میتوانید فایلها را با کشیدن و رها کردن روی یکدیگر در یک پوشه قرار دهید. همچنین میتوانید روی + در پایین صفحه زده و Folder را انتخاب کنید.
سپس یک نام برای پوشه جدید ایجاد و روی Create بزنید. برای انتقال فایلها به این پوشه جدید، میتوانید آنها را با کشیدن و رها کردن انتقال دهید. همچنین میتوانید روی سهنقطه کنار فایل زده و Move را انتخاب کنید.
حالا به فولدری که ایجاد کردید بروید و از پایین صفحه، دوباره گزینه Move را انتخاب کنید.
ایجاد فولدر و انتقال فایلها در نسخه وب
در نسخه وب میتوانید روی New از نوار ابزار سمت چپ صفحه کلیک کرده و سپس Folder را انتخاب کنید.
همچنین میتوانید در صفحه اول Google Drive راست کلیک کرده و New Folder را انتخاب کنید. در ادامه کافی است یک نام برای پوشه خود انتخاب و روی Create کلیک کنید. برای انتقال فایلها نیز میتوانید آنها را با کشیدن و رها کردن روی پوشه یا راست کلیک روی آنها و انتخاب Move to، به پوشه مدنظرتان انتقال دهید.
نحوه حذف فایل ها در Google Drive
برای پاک کردن فایل در گوگل درایو، اگر از نسخه وب استفاده میکنید کافی است روی فایل مورد نظر کلیک کرده و سپس از کیبورد، دکمه Delete را بزنید.
همچنین میتوانید روی فایل راست کلیک کرده و Remove را انتخاب کنید.
حذف فایل در گوگل درایو گوشی
برای حذف فایل در گوگل درایو گوشی هوشمند خود نیز کافی است روی سه نقطه سمت راست کنار فایل مورد نظر ضربه زده و گزینه Remove و بعد Move to trash را انتخاب کنید.
هرچند که پیشتر گفتیم برای دسترسی و ویرایش اطلاعات در حساب درایو باید به اینترنت متصل باشید، اما در حالت آفلاین نیز قادر به سازماندهی اطلاعات خود خواهید بود و پس از اتصال به اینترنت این تغییرات خود به خود ذخیره خواهند شد.
نحوه اشتراک گذاری فایل در گوگل درایو
از جمله قابلیتهای کلیدی و کاربردی گوگل درایو قابلیت به اشتراک گذاشتن اطلاعات با سایر افراد است. برای این کار میتوانید لینک دسترسی به فایل مورد نظر خود را در حساب درایو ایجاد کنید و سپس این لینک را با فرد مورد نظر خود به اشتراک بگذارید تا او نیز بتواند به فایل مورد نظر دسترسی داشته باشد.
نحوه بهاشتراک گذاری فایل در گوگل درایو کامپیوتر
در نسخه وب، باید روی فایل راست کلیک و سپس گزینه Share یا Get link را انتخاب کنید.
در پنجره باز شده، هم میتوانید فایل را با فردی که دارای حساب گوگل است بهاشتراک بگذارید و هم لینک فایل را کپی و برای دیگران ارسال کنید.
در قسمت General acces میتوانید سطح دسترسی را مدیریت کنید. در صورتی که گزینه Restricted فعال باشد، فایل تنها از طریق لینک و با افرادی که در کادر بالا نام و آدرس ایمیلشان را وارد کنید، بهاشتراک گذاشته میشود. در صورتی که Anyone with a link را انتخاب کنید، هر فردی که به لینک اشتراک گذاری فایل دسترسی داشته باشد، میتواند فایل را مشاهده کند. با انتخاب Anyone with a link همچنین میتوانید سطح دسترسی سایر کاربران را هم مشخص کنید. با انتخاب گزینه Copy link نیز، لینک اشتراک گذاری، در کلیپبورد کامپیوتر کپی میشود.
نحوه بهاشتراک گذاری فایل ها در نسخه گوشی Google Drive
فرایند انجام این کار در نسخه گوشی نیز تقریبا مشابه است. برای اشتراک گذاری یک فایل، روی سهنقطه کنار آن کلیک و سپس گزینه Manage access را انتخاب کنید. در صفحه بعدی، مانند بالا میتوانید سطح دسترسی کاربران را مشخص کنید.
با لمس گزینه لینک که روبهروی General access است، لینک فایل کپی خواهد شد.
نکتهها و ترفندهای استفاده از گوگل درایو
برنامه گوگل درایو نیز مانند هر برنامه دیگری نکات مهم و ترفندهای خاصی دارد که اکثر کاربران از آنان بیاطلاع هستند. در این بخش قصد داریم به نکتههای مهمی اشاره کنیم که کمتر کسی از آن اطلاع دارد. بعد از نصب گوگل درایو در ایران میتوانید از ویژگی های این سرویس تا سقف 15 گیگابایت به صورت رایگان استفاده کنید.
ذخیره سازی رایگان فایلهای گوگل
کاربرد گوگل درایو در وحله اول امکان ذخیره سازی رایگان فایلها است. اکانتهای گوگل درایو برای تمام کاربرانی که یکی از سرویسهای گوگل مثل جیمیل یا Google Photos را داشته باشند با 15 گیگابایت فضای ذخیره سازی رایگان فعال میشود. اگر این فضا برایتان کافی نبود میتوانید از طریق Google One فضای اضافه خریداری کنید. البته باید به خاطر داشته باشید که تنها فایلهایی مثل فایلهای آفیس مایکروسافت، PDF و تصاویر این فضا را اشغال میکنند. فایلهایی که از طریق سرویسهای گوگل مانند Doc/Sheets/Slides ایجاد میکنید جز فضای 15 گیگابایت حساب نمیشوند.
همگام سازی تمام فایلها
گوگل درایو در تمامی دستگاهها سینک میشود. این یکی از مهمترین نکات گوگل درایو است. به این معنی که میتوانید یک پروژه را در کامپیوتر خود شروع و سپس با تبلت، گوشی یا لپتاپ آن را ادامه دهید. علاوه بر این میتوان به تمامی فایلها به این شکل دسترسی پیدا کرد، نه فقط فایلهای Docs ،Sheets، و Slides. همچنین میتوانید با نصب برنامه Backup and Sync بر روی کامپیوتر به طور خودکار از فایلهای کامپیوتر، دوربین و کارت حافظه بکاپ بگیرید و آنها را در گوگل درایو ذخیره کنید. در این صورت به احتمال زیاد بیشتر فضای 15 گیگابایتی رایگانی که در ابتدا در اختیار دارید با فایلهای پشتیبان اشغال خواهد شد. اگر به فضای اضافه نیاز داشتید باید از طریق گوگل وان حجم خریداری کنید.
امکان همکاری و به اشتراک گذاری فایلها با دیگران
یکی از خصوصیات اصلی گوگل درایو امکان همکاری چندین کاربر بر روی یک فایل است که یکی از مهمترین موارد کاربرد گوگل درایو نیز به شمار میآید. بیشتر از 50 کاربر میتوانند به طور همزمان از طریق لپتاپ، گوشی یا کامپیوتر بر روی یک پروژه کار کنند. برای آن که دقیقا بدانید دوستان یا همکارانتان چه کارهایی انجام دادهاند یا یک تاریخچه کلی از تغییرات فایل مربوطه را ببینید، میتوانید به این مسیر مراجعه کنید : File > Version History > See Version History.
از طریق لیستی که در سمت راست صفحه به نمایش گذاشته میشود میتوانید ببینید کدام کاربر در چه زمانی بر روی فایل کار کرده است. با کلیک بر روی نام آنها هم میتوانید تغییراتی که اعمال کردهاند را مشاهده کنید. همچنین میتوانید به نسخههای مختلف فایل نامهای جداگانه بدهید تا راحتتر بتوانید تغییرات آن را زیر نظر داشته باشد. با کلیک بر روی دکمه بالای سمت راست صفحه تنها نسخههای نام گذاری شده به نمایش گذاشته میشود.
قابلیت ویرایش مثل مایکروسافت ورد
اگر میخواهید ویرایشهای انجام شده ظاهری مانند ویرایشهای داخل ورد داشته باشید باید از ویژگی به نام Suggest Edits در Docs استفاده کنید. برای استفاده از آن کافی است بر روی دکمه ویرایش (آیکون قلم) کلیک کنید. از طریق منویی که برایتان به نمایش گذاشته میشود میتوانید متن را ویرایش کنید یا پیشنهادی برای تغییر بخشی از آن بدهید. سایر کاربران یا خود شما میتوانید بعدا این تغییرات را قبول یا رد کنید.
به دنبال همکاران بگردید